Audit Booking Coordinator

Company Description
Eurofins Scientific to międzynarodowa firma, która oferuje wszechstronną gamę badań analitycznych klientom różnych sektorów. Grupa Eurofins jest światowym liderem w badaniach żywności, środowiska, produktów farmaceutycznych, kosmetyków oraz testów agrochemicznych (CRO). Jest także jedną z wiodących na świecie firm na rynkach genomiki, farmakologii, medycyny sądowej, CDMO, zaawansowanych nauk o materiałach oraz badań klinicznych.

Ponadto Eurofins silnie rozwija dział diagnostyki klinicznej. W 2025 r. Eurofins osiągnęło przychód na poziomie 7.296 mld euro, zatrudniając około 65 000 pracowników w ponad 900 laboratoriach w 59 krajach.

Job Description
Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.

Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy: odpowiedzialność, dobra organizacja własnej pracy, dbałość o szczegóły, skrupulatność i dokładność, dyscyplina, dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi.

Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up. Audit Booking Coordinator pełni funkcję: kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów, istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego, osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.

Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy: przyjmowanie zapytań dotyczących audytów, kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym: inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji, pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp., weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp., tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins, monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat, potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu, komunikacja z klientami w razie potrzeby, przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań, stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów, cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego, przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów, przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków, przydzielanie audytorów do audytów, przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach, udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane, promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług, utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami, wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach, wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.

Qualifications

Czego oczekujemy: Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem – mile widziane Niemiecki, Francuski i Hiszpański), znajomość programów MS Office, wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm, umiejętność pracy pod presją czasu, bardzo dobra dbałość o szczegóły, umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy, zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań, umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów, pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne, doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej, umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami,

Additional Information
Korzyści z pracy w zespole Eurofins: Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce, międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi, praca w 100% zdalna, elastyczna forma czasu pracy, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karta Multisport.