Administration Specialist (m/f/d)

🇩🇪 Unternehmensbeschreibung Über EIT RawMaterials Während sich die Welt auf eine nachhaltigere und klimafreundlichere Zukunft zubewegt, wird die Nachfrage nach Rohstoffen, Mineralien und Metallen in den kommenden drei Jahrzehnten erheblich steigen. Europa steht dabei vor der Herausforderung, eine stabile und sichere Versorgung mit diesen essenziellen Ressourcen zu gewährleisten. Genau hier setzt EIT RawMaterials an. EIT RawMaterials steht an der Spitze von Innovation und Nachhaltigkeit im Rohstoffsektor. Als Innovationsgemeinschaft des Europäischen Innovations- und Technologieinstituts (EIT) arbeiten wir mit mehr als 300 Partnern aus Industrie, Wissenschaft und Forschung zusammen. Gemeinsam schaffen wir langfristige Partnerschaften und entwickeln innovative Lösungen, um Europas steigenden Bedarf an Rohstoffen nachhaltig zu decken. Über die Position Zur Verstärkung unseres Headquarters in Berlin suchen wir eine engagierte und organisierte Persönlichkeit als Administration Specialist (m/w/d) . In dieser Rolle übernehmen Sie die Koordination vielfältiger administrativer, organisatorischer und operativer Aufgaben und tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Bürobetrieb sicherzustellen sowie eine positive Arbeits- und Besuchererfahrung zu schaffen. Sie arbeiten eng mit internen Fachbereichen, externen Dienstleistern sowie der Führungsebene zusammen und sorgen für effiziente administrative Prozesse und einen professionellen Support im Tagesgeschäft. Ihre Aufgaben Office Management & Administration Verantwortung für die täglichen administrativen Abläufe am Hauptsitz Sicherstellung eines gepflegten, gut organisierten und funktionsfähigen Büroumfelds Koordination von Büromaterialien, Ausstattung und externen Dienstleistern Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz, Schreiben und offiziellen Dokumenten Pflege von Dokumentationen, Verwaltungsunterlagen und internen Datenbanken Unterstützung bei Dokumentenmanagement- und Ablageprozessen Meeting- und Eventmanagement Organisation und Koordination interner Meetings, Workshops, Schulungen und Unternehmensveranstaltungen Verwaltung von Terminen, Einladungen, Agenden und organisatorischen Abläufen Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie erforderlichen Unterlagen und Präsentationen Koordination von Catering, externen Dienstleistern und Veranstaltungsanbietern Unterstützung bei Mitarbeiterveranstaltungen und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung Reise- und Logistikmanagement Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transfers und Reiseplänen Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern bei Reise- und Logistikthemen Sicherstellung der fristgerechten Erstellung erforderlicher Reisedokumente und administrativer Unterlagen Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen und entsprechenden Verwaltungsprozessen Administrative und operative Unterstützung Administrative Unterstützung des Managements sowie bereichsübergreifender Teams Koordination eingehender und ausgehender Post sowie Lieferungen Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und der Verwaltung von Bestellungen Mitarbeit bei der Rechnungsbearbeitung und der Dokumentation von Lieferantenunterlagen Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse und Verfahren Stakeholder- und Besuchermanagement Ansprechpartnerin für bürobezogene Anfragen Empfang und Betreuung von Besucherinnen, Partnern und externen Stakeholdern Unterstützung administrativer Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeitende Förderung eines professionellen, serviceorientierten und einladenden Arbeitsumfelds Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office Management, Hospitality Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management, Executive Support oder einer ähnlichen Position Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und dabei stets hohe Qualitätsstandards sicherzustellen Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint) Erfahrung mit administrativen Prozessen und Beschaffungsvorgängen ist von Vorteil Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Wir bieten Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an unserem Hauptsitz in Berlin Ein internationales und kollaboratives Arbeitsumfeld Die Möglichkeit, aktiv zur Weiterentwicklung unserer Büroorganisation und Mitarbeitererfahrung beizutragen Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten Ein modernes und flexibles Arbeitsumfeld Eine unterstützende Unternehmenskultur, die Eigeninitiative, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung fördert Bewerbungsprozess Die Position bleibt ausgeschrieben, bis eine geeignete Kandidatin bzw. ein geeigneter Kandidat gefunden wurde. Bewerbungsprüfung Unser Team prüft jede Bewerbung sorgfältig. Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf in englischer Sprache ein. Erstes Interview (ca. 30 Minuten) Kennenlerngespräch mit der Führungskraft und dem HR-Team. Zweites Interview (ca. 60 Minuten) Vertiefendes Gespräch einschließlich einer kurzen Präsentation zu einem relevanten Thema vor der Führungskraft und dem HR-Team. Angebot Bei erfolgreichem Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten Sie ein Angebot zur Verstärkung unseres Teams. 🇬🇧 Company Description About EIT RawMaterials As the world moves towards a greener future, the demand for raw materials—minerals and metals—is set to increase immensely over the next three decades. Europe faces a critical challenge in securing a stable supply of these essential resources. This challenge is where EIT RawMaterials steps in. EIT RawMaterials is at the forefront of driving innovation and sustainability in the raw materials sector. As an Innovation Community within the European Institute of Innovation and Technology (EIT), we collaborate with over 300 partners across industry, academia, and research institutes. Together, we forge dynamic, long-term partnerships to develop innovative solutions that meet Europe's growing demand for raw materials. About the Role We are seeking a proactive and highly organized Administration Specialist (m/f/d) to join our HQ office. In this role, you will be responsible for coordinating a wide range of administrative, operational, and organizational activities that contribute to the efficient running of the office and support a positive employee and visitor experience. The ideal candidate is detail-oriented, service-focused, and enjoys managing multiple priorities in a dynamic environment. You will work closely with internal stakeholders, external partners, and leadership teams to ensure seamless administrative processes and excellent operational support. Your Responsibilities Office Management & Administration Manage the day-to-day administrative operations of the HQ office Ensure the office environment is well-maintained, organized, and fully operational Coordinate office supplies, equipment, and vendor relationships Prepare and manage correspondence, letters, and official documentation Maintain records, administrative files, and internal databases Support document management and filing processes Meeting & Event Coordination Organize and coordinate internal meetings, workshops, training sessions, and company events Manage meeting schedules, invitations, agendas, and logistics Prepare meeting rooms, materials, and presentations as required Coordinate catering, external service providers, and event-related vendors Support the successful execution of employee engagement activities and corporate events Travel & Logistics Management Coordinate domestic and international travel arrangements, including flights, accommodation, transportation, and itineraries Support visitors and business guests with travel and logistical arrangements Ensure travel documentation and administrative requirements are completed on time Assist with travel expense administration and reporting processes Administrative & Operational Support Provide administrative support to management and cross-functional teams Coordinate incoming and outgoing correspondence and deliveries Support procurement and purchase order administration Assist with invoice processing and vendor-related documentation Contribute to the development and improvement of administrative processes and procedures Stakeholder & Visitor Management Serve as a point of contact for office-related inquiries Welcome and support visitors, partners, and external stakeholders Coordinate onboarding-related administrative activities for new employees when required Foster a professional, welcoming, and service-oriented office environment What You Bring Completed vocational training or degree in Business Administration, Office Management, Hospitality Management, or a related field Several years of experience in administration, office management, executive support, or a similar role Excellent organizational and coordination skills with strong attention to detail Ability to manage multiple tasks while maintaining high-quality standards Strong communication and interpersonal skills Proactive, reliable, and solution-oriented approach Proficiency in Microsoft Office applications (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Experience working with administrative and procurement processes is an advantage Fluency in German and English What We Offer A diverse and impactful role at our HQ office An international and collaborative working environment Opportunities to contribute to office operations, employee experience, and organizational effectiveness Professional development and learning opportunities Flexible and modern workplace environment A supportive team culture that values initiative, collaboration, and continuous improvement Application Process Overview The position will stay open until a successful candidate is chosen. Application Review: Our team thoroughly reviews each application. Please make sure to submit your CV in English. Initial Interview (30 minutes): Meet with the hiring manager and HR team. Second Interview (60 minutes): Second interview with a presentation on a relevant topic to the hiring manager and the HR team. Offer: If successful, receive an offer to join our team.